Los desafíos del trabajo en equipo a distancia.

Hoy en día nos encontramos en un mundo cada vez más globalizado y deslocalizado. Nos movemos en un contexto en el cual cada vez se utilizan más las nuevas tecnologías de la información en todos los ámbitos, desde el personal a la laboral. Es en este último contexto en el que se ha encontrado una aplicación práctica de enorme utilidad, los equipos de trabajo virtuales.

Las empresas se encuentran deslocalizadas, antiguamente era necesario que para trabajar en equipo las personas compartieran el mismo espacio físico. Gracias a las TIC esta barrera se ha roto. Gracias a recursos de trabajo online para realizar proyectos somos capaces de salvar las distancias geográficas que puedan llegar a separar a los integrantes del grupo.

La estructura de trabajo en equipo no cambia, se busca resolver un determinado objetivo a través de la colaboración entre los integrantes. Sin embargo, según palabras de Gothelf (2002) “podemos ir más allá de las fronteras del espacio, el tiempo y los límites organizacionales, u las tecnologías de la información”.

Esta aproximación a la tarea produce una serie de ventajas frente a la aproximación tradicional de trabajo en equipo. Según Inturbrok (2002), los principales puntos fuertes serían los siguientes:

a)El aumento de las posibilidades de contar con mayores y mejores recursos, tanto humanos como técnicos o de información. Esto es, podemos ahorrar y optimizar los recursos tanto humanos como materiales que tenemos.

b)La mayor operatividad en aspectos como la comunicación, el seguimiento de los trabajos o la disposición de mayor información actualizada para la toma de decisiones. Implica disponer de un rastro de los resultados y desempeños obtenidos, así como un gran volumen de información para saber las causas de un trabajo bien hecho o mal hecho.

c) El ahorro de tiempo gracias a la posibilidad de planificar tareas y contactos y disminución de ciertas obligaciones típicas derivadas del trabajo en situaciones presenciales. Obviamente, gracias a las TIC podemos ahorrar en desplazamientos, lugares de reunión e incluso sincronía de trabajo en el caso de encontrarnos en husos horarios distintos.

d) La gestión más flexible y autónoma del trabajo. Los individuos podrán organizarse su agenda de forma mucho más flexible, aprovechando sus habilidades y competencias cuando mejor desempeño pueden generar.

No obstante, no todo son aspectos positivos. Algunos autores señalan unas variables que pueden impactar negativamente en los trabajadores. Por ejemplo, un estudio de Robbins (2004) señala que generalmente se genera menor satisfacción en las interacciones en comparación con los grupos cara a cara. Por otro lado, según estudios de Ruiz (2002) los equipos de trabajo virtuales requieren una mayor implicación en la coordinación. Apunta que puede llegar a ser incluso el 75% de la tarea.

Este trabajo, pasa a señalar las principales desventajas que encontramos en los trabajo de equipo virtuales. Son tres:

· La brecha digital.

· La comunicación interpersonal.

· La coordinación.

La brecha digital.

En los años 90 existían muchas diferencias en grado de habilidad en cuestiones relacionadas con las TIC entre las dos generaciones trabajadoras. La generación mayor era experta en áreas de negocio y en la técnica, pero era pobre en el llamado “know how” (saber hacer) de las TIC. Siendo el caso contrario en la generación más joven.

Se hacía necesario un periodo de formación extenso para que la generación mayor aprendiera el uso de las TIC. Destaca el papel de líder para favorecer que la brecha digital desaparezca. El líder tiene que ser capaz de identificar a aquellos trabajadores que manejan con soltura la tecnología de forma que puedan ayudar a los más novatos. Asignando roles y tareas que supongan mejorar el uso de las TIC dentro del trabajo.

La comunicación interpersonal.

La comunicación humana tiene un componente muy importante denominado comunicación no verbal, es decir, toda aquella que no se contiene en el mensaje propiamente dicho. No somos capaces de saber los gestos, el tono, la postura, de la persona con la que nos estamos comunicando, produciéndose un fallo en el proceso comunicativo.

Existen tres aspectos fundamentales en los que impactan los problemas de comunicación según la Harvard Businness School (2001). Por un lado encontramos laresponsabilidad, siendo más elevada la faceta individual frente a la de equipo. Sólo a través de una correcta comunicación los trabajadores comienzan a velar por los objetivos comunes colaborativos frente a su tarea individual. En segundo lugar, la confianza, al no estar frente a la persona no podemos saber si la otra persona es honesta o tiene las competencias o habilidades adecuadas para la tarea. Por último, la adaptabilidad, ser flexible tanto con las tecnologías como por las diferencias culturales.

De esta serie de dificultades se derivan una serie de recomendaciones, como aclarar un código compartido de trabajo y actuación, consensuados para el equipo en todas sus fases. Igualmente, autores como Gundry (2002) y Pearn Kandola (2006) recomiendan comenzar la interacción de cara a cara, de forma que se creen referencias sobre los miembros del equipo.

La coordinación.

Lograr la cohesión del grupo parece el principal reto de la gestión de un grupo de trabajo virtual. Dificultades como el absentismo, la sobrecarga de trabajo o los roles ambiguos. Gundry (2002) afirma que la coodinación de un grupo de trabajo ha de pivotarse sobre tres ejes principales:

· Eje de tarea, en la cual se potencia la claridad de expresión y acercamiento a la tarea.

· Eje de tecnología, conocer tanto la tecnología más adecuada para cada problema como cuanta sincronía se precisa en la comunicación y elegir en consecuencia.

· Eje de las personas, mantener y cuidar las relaciones interpersonales del equipo.

Para ello, se proponen una serie de consejos para mejorar la cohesión grupal:

• Seleccionar los medios de comunicación y tecnologías de información más adecuados en cuanto a costos, flexibilidad y facilidad de uso.

• Identificar las necesidades de adiestramiento requeridas para el uso de las tecnologías.

• Definir claramente las responsabilidades de cada miembro del equipo.

• Indicar pautas sobre la frecuencia de comunicación sugerida y la necesidad de ser predecibles en las conductas.

• Asegurarse de que cada una de las personas tenga objetivos personales complementarios y comparta el objetivo principal del equipo.

• Captar las incomodidades y descontentos lo más tempranamente posible.

• Tratar los problemas de algunos participantes individuales en una comunicación uno a uno, evitando copiar los mensajes al resto del equipo.

• Tener muy en cuenta los perfiles de los individuos al seleccionar los miembros de un equipo virtual.

•Invitar a los miembros a suplir la falta de contacto cara a cara con un intercambio de mensajes lo más explícito y completo posible al inicio del proceso.

• Solicitar a los participantes cuando sea oportuno, claves y detalles sobre el trabajo que cada persona está haciendo, siendo conscientes de que lo más importante no es la cantidad de mensajes sino su calidad y pertinencia.

Fuente:

EQUIPOS DE TRABAJO VIRTUAL: LOS DESAFÍOS DEL TRABAJO COMPARTIDO A DISTANCIA

VIRTUAL TEAMS WORK: THE CHALLENGES OF THE WORK SHARED AT DISTANCE

Yaneth Rincón y Egilde Zambrano.

Universidad del Zulia.

Link de la publicación.

http://www.revistas.luz.edu.ve/index.php/nego/article/viewFile/3095/2980