CÓMO LAS NUEVAS TECNOLOGÍAS PUEDEN COLABORAR EN LAS ORGANIZACIONES

Es importante tener en cuenta la posibilidad de trabajar en equipo virtualmente en entornos organizacionales. Es recomendable su utilización cuando los inconvenientes de trabajar juntos (en el mismo lugar físico) sean mayores que las ventajas (que podría ser muy a menudo).

Cabe destacar que esta forma de trabajo por un lado flexibiliza los procesos, por otro favorece la rapidez comunicativa y, además, reduce el tiempo de respuesta ante las demandas del mercado. Más concretamente permitirá:

·      Ahorrar dinero en locales, gastos de viaje o mensajería.

·      Ahorrar tiempo individualmente en desplazamientos o carga de documentos, y grupalmente en cuanto a la sincronización de las actividades y el flujo de trabajo.

·      La distancia deja de ser un obstáculo, pues se pueden coordinar los participantes desde regiones geográficas lejanas, consultar a expertos independientemente de su ubicación y extender el alcance de mercado.

·      Los trabajadores elegirían dónde trabajar y esto supondría reducir el tiempo de desplazamiento de algunos trabajadores, atraer y retener talentos, y crear una red de trabajadores nacional o internacional.

Por otro lado, el trabajo en equipo virtual ofrece una gran versatilidad, pues los escenarios de trabajo son amplísimos:

·      Diferente lugar y diferente momento: los miembros trabajan su parte y mantienen al resto informados y actualizados de los avances vía e-mail y groupware principalmente.

·      Diferente lugar y mismo momento: la comunicación instantánea es posible gracias a aplicaciones como la mensajería instantánea y la audio/video conferencia, que permite además cruzar datos de manera automática.

·      Mismo lugar y diferente momento: se trabaja en una intranet o extranet creada como soporte para poder mantener un trabajo grupal en el que se opera en diferentes periodos de tiempo.

·      Mismo lugar y mismo momento: los elementos electrónicos pueden resultar de mucha utilidad para recoger inputs derivados del trabajo en equipo y distribuirlos inmediatamente.

·      Cualquier lugar en cualquier momento: el wireless y la conectividad móvil permite a los trabajadores a ser más productivos y más accesibles, incluso mediante la creación de una red privada virtual.

A la hora de proponer una solución virtual, es necesario analizar las tecnologías en términos de necesidades del negocio, además han de integrarse las tecnologías seleccionadas con las ya existentes en la organización. Asimismo se deberá desarrollar una página web (intra o extranet) que actúe como un recurso compartido por el grupo.

Las tecnologías que se pueden utilizar, entre otras son:

·      E-mail: se pueden crear listas de distribución de manera que se asegura el envío y recepción de paquetes importantes de información.

·      Servicios compartidos: permiten un sinfín de conexiones y compartición de datos. Cabe destacar la utilización del calendario compartido y el acceso a las agendas de los demás miembros del grupo.

·      Mensajería instantánea: resultando informal puede ser muy efectiva para resolver asuntos rápidos e importantes.

·      Video conferencias: permite una interacción face-to-face inmediata entre los miembros del grupo.

·      Intranet y extranet: resulta un recurso de soporte esencial para garantizar la interacción de las partes, así como para almacenar o proporcionar todo tipo de información.

·      Redes privadas virtuales: son redes compartidas únicamente por los miembros del grupo que agiliza y facilita la comunicación y proporciona un espacio privado de trabajo en la red.

·      Comunicación móvil / 3G: permite la comunicación y el nvío de datos independientemente de la ubicación del miembro del grupo.

En el artículo se especifica una planificación enfocada a la obtención de nuevas tecnologías aplicadas a grandes proyectos. Esto resulta relevante cuando las tecnologías disponible en el seno de la organización resultan insuficientes para llevar a cabo el proyecto.

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