Introducción

¿QUÉ ES UN EQUIPO DE TRABAJO VIRTUAL?

Grupo de personas que trabajan de forma interdependiente, con un propósito compartido, más allá de las fronteras del espacio, tiempo y barreras organizacionales, usando las tecnologías de la información y la comunicación para interactuar.

Hasta mediados de los noventa, la concepción de equipo de trabajo en la literatura hacía referencia a individuos que realizaban trabajo conjunto con cierta proximidad.

Existen una serie de factores que hacen que los equipos de trabajo virtual sean cada vez más comunes como por ejemplo:

• - El abaratamiento de los ordenadores

• Los cambios en los sistemas de comunicación

• La complejidad en la conformación de los negocios

• Un mundo globalizado que nos obliga a desplazarnos para trabajar

• Las organizaciones se van haciendo más horizontales

• La reducción de costes

• La dificultad de los equipos a la hora de trabajar juntos y en el mismo lugar.

EN LA ACTUALIDAD, ¿GRUPO DE TRABAJO PRESENCIAL O GRUPO DE TRABAJO FÍSICO?

La posibilidad de disponer un ordenador e internet dota al trabajador de la posibilidad de comunicarse en cualquier momento del día, además, permite disponer de autonomía para la realización del propio trabajo.

Las ventajas de los equipos de trabajo virtuales son numerosas:

• - Trabajo continuo, es decir, no es necesario esperar al siguiente encuentro o reunión.

• - El trabajo cara a cara deja de ser imprescindible y se puede realizar un trabajo en grupo desde distintas áreas geográficas.
  

• - Acceso fácil a la información relevante a través de internet.

• - Comunicación rápida y fluida si se sabe aprovechar.

• - Ahorro de costes y tiempo para la empresa.

• - El trabajador puede centrarse más en su tarea específica

• - Disminuye el riesgo de conflictos entre trabajadores

Por otro lado, en cuanto a los inconvenientes destacan:

• - Falta de claridad en los objetivos, procesos y metodologías.

• - Desconocimiento del modo de trabajo de los compañeros.

• - Dificultad para llegar a significados compartidos

• - Dificultad para alcanzar efectividad en la comunicación.

• - Dependencia absoluta de internet y las tecnologías.

• - Existirá un problema en la coordinación y colaboración entre trabajadores si no se atiende las circunstancias específicas que rodean un ambiente virtual.

• - Falta de espacio para reuniones con posibles clientes.

En la actualidad, cada vez son más los que se decantan por las dos opciones conjuntamente. El entorno virtual ocupará el grueso de la jornada laboral pero existirá ciertas reuniones presenciales que se realicen periódicamente para aumentar la efectividad del equipo por dos motivos. El primero de ellos se debe a que las reuniones presenciales consolidan una única visión de la forma de hacer el trabajo para que todos puedan asumir y comprender la tarea.

Por otro lado, las reuniones presenciales cuida el aspecto social del grupo, así, es importante que los compañeros tengan “espíritu de equipo”.

TELETRABAJO

El teletrabajo es la sustitución parcial o total del desplazamiento hacia y desde el lugar de trabajo principal por el uso de tecnologías de telecomunicaciones, unido a cambios asociados en la política, la organización, la dirección y la estructura laboral. De una forma simple, es mover el trabajo hacia los trabajadores, en lugar de los trabajadores al trabajo.

El uso de internet, el avance tecnológico y el cada vez más fácil acceso a herramientas informáticas, están permitiendo un progresivo cambio de paradigma en los sistemas de trabajo, la pregunta es: ¿Para qué trasladarse físicamente si puede ser mucho más práctico, económico y eficiente, trasladar el trabajo realizado, mediante el envío de la información? Esa es la esencia del teletrabajo

La encuesta indica que al 57% de los trabajadores españoles les gustaría que su empresa les ofreciera la opción del teletrabajo. Sin embargo, la realidad es que sólo un 26% de los españoles realiza trabajos desde casa, mientras en Europa la media es de un 35%.

VENTAJAS	DESVENTAJAS
Más motivación de los empleados	Inseguridad laboral
Mayor flexibilidad y tiempo libre	Falta de ambiente laboral
Menor estrés	Posible sedentarismo
Menos interrupciones	Horarios ilimitados
Elección personal del entorno de trabajo	Menor identificación del trabajador con la empresa
Oportunidades para discapacitados	Menor socialización y participación por parte del trabajador, aislamiento
Mayor vida familiar	Factor no verbal de las conversaciones puede ser un obstáculo
Menor coste de producción
Menor infraestructura utilizada
Menor nivel de absentismo

Tipos de teletrabajo:

• Teletrabajadores en el domicilio a tiempo completo

Son aquellos que desarrollan la mayor parte de su actividad profesional en su casa. Existen ciertas ocasiones en las que acuden a la oficina para alguna asistir a una reunión. En esta categoría se incluyen por ejemplo a los programadores y analistas informáticos. Este tipo de trabajo se denomina también “trabajo a domicilio”.

• Teletrabajadores en el domicilio a tiempo parcial

Son aquellos que desarrollan su actividad profesional en una oficina, pero que pasan dos o más días de a semana trabajando en el domicilio. Habituales de esta forma de teletrabajo se encuentran los directivos.

• Teletrabajadores móviles

Son aquellos que pasan la mayor parte del tiempo fuera de la oficina, ya sea en carretera o en las oficinas de los clientes. Normalmente se trata de agentes de ventas, técnicos, consultores. La oficina base de un teletrabajador móvil puede ser su casa, una oficina convencional, o incluso un vehículo. La característica distintiva de los teletrabajadores móviles es que utilizan medios de telecomunicación y la informática.

• Teletrabajadores usuarios de los centros de trabajo.

Destacan estos trabajadores por la utilización de un centro de teletrabajo es una situación intermedia entre la oficina tradicional y el trabajo a domicilio. Desde un punto de vista de la gestión puede resultar más fácil organizar y supervisar a un pequeño grupo de empleados en un centro de teletrabajo que a esos mismos empleados dispersos en sus domicilios.

Referencias:

http://roxanabassi.com.ar/files/gruposvirtuales.pdf
http://www.iese.edu/research/pdfs/OP-07-10.pdf
http://www.eumed.net/libros/2011c/1004/ventajas_teletrabajo.html

CÓMO LAS NUEVAS TECNOLOGÍAS PUEDEN COLABORAR EN LAS ORGANIZACIONES

Es importante tener en cuenta la posibilidad de trabajar en equipo virtualmente en entornos organizacionales. Es recomendable su utilización cuando los inconvenientes de trabajar juntos (en el mismo lugar físico) sean mayores que las ventajas (que podría ser muy a menudo).

Cabe destacar que esta forma de trabajo por un lado flexibiliza los procesos, por otro favorece la rapidez comunicativa y, además, reduce el tiempo de respuesta ante las demandas del mercado. Más concretamente permitirá:

·      Ahorrar dinero en locales, gastos de viaje o mensajería.

·      Ahorrar tiempo individualmente en desplazamientos o carga de documentos, y grupalmente en cuanto a la sincronización de las actividades y el flujo de trabajo.

·      La distancia deja de ser un obstáculo, pues se pueden coordinar los participantes desde regiones geográficas lejanas, consultar a expertos independientemente de su ubicación y extender el alcance de mercado.

·      Los trabajadores elegirían dónde trabajar y esto supondría reducir el tiempo de desplazamiento de algunos trabajadores, atraer y retener talentos, y crear una red de trabajadores nacional o internacional.

Por otro lado, el trabajo en equipo virtual ofrece una gran versatilidad, pues los escenarios de trabajo son amplísimos:

·      Diferente lugar y diferente momento: los miembros trabajan su parte y mantienen al resto informados y actualizados de los avances vía e-mail y groupware principalmente.

·      Diferente lugar y mismo momento: la comunicación instantánea es posible gracias a aplicaciones como la mensajería instantánea y la audio/video conferencia, que permite además cruzar datos de manera automática.

·      Mismo lugar y diferente momento: se trabaja en una intranet o extranet creada como soporte para poder mantener un trabajo grupal en el que se opera en diferentes periodos de tiempo.

·      Mismo lugar y mismo momento: los elementos electrónicos pueden resultar de mucha utilidad para recoger inputs derivados del trabajo en equipo y distribuirlos inmediatamente.

·      Cualquier lugar en cualquier momento: el wireless y la conectividad móvil permite a los trabajadores a ser más productivos y más accesibles, incluso mediante la creación de una red privada virtual.

A la hora de proponer una solución virtual, es necesario analizar las tecnologías en términos de necesidades del negocio, además han de integrarse las tecnologías seleccionadas con las ya existentes en la organización. Asimismo se deberá desarrollar una página web (intra o extranet) que actúe como un recurso compartido por el grupo.

Las tecnologías que se pueden utilizar, entre otras son:

·      E-mail: se pueden crear listas de distribución de manera que se asegura el envío y recepción de paquetes importantes de información.

·      Servicios compartidos: permiten un sinfín de conexiones y compartición de datos. Cabe destacar la utilización del calendario compartido y el acceso a las agendas de los demás miembros del grupo.

·      Mensajería instantánea: resultando informal puede ser muy efectiva para resolver asuntos rápidos e importantes.

·      Video conferencias: permite una interacción face-to-face inmediata entre los miembros del grupo.

·      Intranet y extranet: resulta un recurso de soporte esencial para garantizar la interacción de las partes, así como para almacenar o proporcionar todo tipo de información.

·      Redes privadas virtuales: son redes compartidas únicamente por los miembros del grupo que agiliza y facilita la comunicación y proporciona un espacio privado de trabajo en la red.

·      Comunicación móvil / 3G: permite la comunicación y el nvío de datos independientemente de la ubicación del miembro del grupo.

En el artículo se especifica una planificación enfocada a la obtención de nuevas tecnologías aplicadas a grandes proyectos. Esto resulta relevante cuando las tecnologías disponible en el seno de la organización resultan insuficientes para llevar a cabo el proyecto.

Referencia: enlace

NETWORKING

A modo de curiosidad, para los interesados en el área de RRHH, un entorno virtual que permite trabajar por un objetivo común a usuarios muy diversos en situaciones geográficas distintas es el Networking.

El objetivo común que se persigue por todos los usuarios de networking es; generar negocio estable, ampliar la red de contactos, se dice que el éxito en los negocios aumenta a medida que nuestra red de contactos lo hace. Esto ocurre como consecuencia del boca a boca de los clientes satisfechos dispuestos a generar negocio sin ser conscientes de ello y sin ninguna otra inversión por parte del empresario.

Lo ideal es una comunicación “uno a muchos” eso significa que hay mucha gente escuchando lo que usted dice y eso es lo que pasa en las reuniones de networking, te diriges todas las semanas a tu grupo presentando tu empresa para que conozcan tus productos y tus servicios y puedan recomendarte, también poco a poco te reúnes con todos los miembros de tu grupo uno a uno para presentaros vuestras empresas de una manera más especifica.

Por tanto, ¿Qué quiere decir networking?

El networking, es una filosofía que consiste en el establecimiento de una red profesional de contactos que nos permite darnos a conocer a nosotros y a nuestro negocio, escuchar y aprender de los demás, encontrar posibles colaboradores, socios o inversores.

Posibilita el intercambio de información y contactos así como el establecimiento de relaciones con personas que compartan intereses profesionales comunes.

Hacemos networking para avanzar en nuestra carrera, para expandir nuestro negocio, para aumentar nuestra visibilidad y mejorar nuestra red de contactos comerciales y así generar negocio dentro de ella...

Un ejemplo que está muy a la orden del día es la red social Linkedin, la cual responde sin duda a las características de networking, es una red social de profesionales, en la que das a conocer tu perfil, publicas tu currículum, las empresas dónde has trabajado....

Para finalizar dejo el link de una página web (networking activo) para los interesados...

http://networkingactivo.com/